El panel de control
Lo primero que se ve al entrar: qué está en trámite, qué venció y qué unidad está cargada. Es lo que las bases llaman «indicadores de gestión», en la pantalla de entrada y no escondido en un menú de informes.
Producto
Trazo — Gestión documental municipal
El expediente electrónico completo: la Oficina de Partes, la derivación con providencia, el plazo en días hábiles, la firma y el archivo.
El problema
Qué resuelve
Una municipalidad mediana tramita miles de documentos al año. Hoy ese trabajo suele repartirse entre un libro de Oficina de Partes, una planilla de derivaciones que lleva una sola persona, una carpeta compartida y el correo. Cuando alguien pregunta dónde quedó un oficio, la respuesta tarda días y a veces no existe.
Trazo reemplaza esas cuatro cosas por un solo expediente electrónico. Cada documento tiene un número, un responsable, un plazo y un recorrido completo que se puede leer de principio a fin, incluida la parte en la que estuvo detenido.
Para quién
- Oficina de Partes
- Ingresa lo que llega de afuera, con su propio número de ingreso y el timbre de fecha y hora.
- Secretaría Municipal
- Numera y custodia decretos, resoluciones y oficios.
- Direcciones y departamentos
- Reciben, tramitan y responden lo que les derivan, con el plazo a la vista.
- Alcaldía y administración
- Ven en una pantalla qué unidad está atrasada y en qué.
- Control Interno y Transparencia
- Consultan sin poder modificar, y revisan la bitácora.
- Informática municipal
- Administra usuarios, unidades y tipos de documento sin llamar al proveedor.
Construido
Qué hace hoy
Todo lo de esta lista está construido y se puede ver funcionando en una demostración.
- Oficina de Partes
- Ingreso de documentos externos con serie de folios propia, remitente con RUT validado y referencia al número que traía el documento original. La numeración se reinicia cada 1 de enero, como en el libro de papel.
- Numeración sin choques
- Cada tipo de documento lleva su correlativo por año. El número lo entrega un contador con bloqueo de fila, no un MAX(número)+1: dos personas que crean un decreto en el mismo segundo obtienen números distintos.
- Derivaciones con providencia
- El documento se deriva a una unidad o a una persona con la instrucción escrita —la providencia que en papel va al margen— y con un plazo. El recorrido queda ordenado y completo, incluidos los rechazos.
- Plazos en días hábiles chilenos
- El vencimiento se calcula excluyendo sábados, domingos y feriados, como manda el artículo 25 de la Ley 19.880, y se guarda como fecha fija para que actualizar el calendario de feriados no mueva plazos ya corridos.
- Bandeja por unidad y por persona
- Lo pendiente, lo recibido y lo vencido, con contador que se actualiza solo mientras la pestaña está abierta.
- Firma electrónica simple
- Identidad autenticada, intención explícita, sello de tiempo y hash del contenido firmado. Si alguien edita la materia después, la firma se muestra rota en vez de seguir figurando como válida.
- Clasificación de acceso
- Público por regla general; reservado o secreto solo como excepción y dejando constancia de quién lo dispuso, que es como lo plantea el artículo 21 de la Ley 20.285.
- Adjuntos sin duplicados
- Los archivos se guardan por su huella SHA-256: dos copias del mismo PDF ocupan el disco una vez, y el nombre que escribió el usuario nunca llega al sistema de archivos.
- Búsqueda que encuentra
- Busca dentro de la materia, del contenido y del remitente, y no distingue tildes: quien escribe «resolucion» encuentra «resolución».
- Panel de control
- Documentos del año, en trámite, vencidos, carga por unidad y tiempo medio de respuesta. Es lo que las bases técnicas llaman «indicadores de gestión», puesto en la pantalla de entrada y no escondido en un menú de informes.
- Cinco perfiles de usuario
- Administrador, jefatura, funcionario, Oficina de Partes y consulta de solo lectura. Quién puede hacer qué está declarado en una sola tabla que se lee de un vistazo.
- Nada se borra
- Un documento se anula con motivo y queda anulado a la vista de todos. Un registro oficial de actos administrativos que hace desaparecer filas es un problema legal, no un detalle de pantalla.
Lo que otros no muestran
La bitácora se puede verificar delante suyo
Cada acción del sistema —crear, derivar, firmar, anular, y también leer un documento reservado— deja un evento en una bitácora que solo admite escritura. Cada evento incluye la huella del anterior, así que los eventos forman una cadena. Si alguien modificara o borrara un evento del medio, todos los siguientes dejan de calzar.
Eso no es una promesa del folleto: hay un botón que recalcula la cadena completa a la vista y dice si está intacta o en qué evento se rompió. Es la diferencia entre declarar integridad y demostrarla.
-
Evento 1
- previo
- —
- huella
- a1f0
La huella coincide con la que guardó el siguiente. -
Evento 2
- previo
- a1f0
- huella
- 7c2b
La huella coincide con la que guardó el siguiente. -
Evento 3 · alterado
- previo
- 7c2b
- huella
- 0d81
La huella guardada no coincide: la verificación se detiene acá. -
Evento 4
- previo
- 9e44
- huella
- b3c7
Pantallas
Trazo, tal como se ve
Capturas del sistema funcionando con los datos del municipio de ejemplo. No son maquetas: las toma una herramienta del propio sitio desde el producto levantado, así que no pueden mostrar algo que el software no haga.
La bandeja de una unidad
La bandeja de una unidad: lo pendiente, lo recibido y lo vencido, con el plazo a la vista.
El recorrido de un documento
El recorrido completo de un documento, incluidos los rechazos y el tiempo que estuvo detenido.
La bitácora y su verificador
La bitácora, con el botón que recalcula la cadena completa y dice si está intacta.
El panel en tema oscuro
El mismo sistema en tema oscuro. Se elige por usuario y se recuerda.
Honestidad
Lo que todavía no hace
Un producto que promete en el folleto lo que no cumple en la puesta en marcha arruina lo único que una empresa nueva no puede reponer. Preferimos decirlo antes.
- Firma electrónica avanzada
- Los instrumentos públicos —el decreto alcaldicio, la resolución— exigen firma avanzada con certificado de un prestador acreditado (Ley 19.799, artículo 4). Trazo distingue en su modelo la firma simple de la avanzada y tiene el punto de integración documentado, pero la conexión con el prestador todavía no está hecha. Hoy el sistema firma con firma simple y lo dice en pantalla.
- Entrada con ClaveÚnica
- La norma técnica D9 declara ClaveÚnica el mecanismo oficial de autenticación del Estado. Habilitarla requiere el convenio del organismo con la División de Gobierno Digital. El campo y el flujo están previstos desde el primer día para que sea configuración y no una migración; mientras tanto la entrada es con correo y contraseña.
- Conexión al nodo de interoperabilidad
- La norma técnica D12 pone el nodo PISEE en la infraestructura del propio organismo. Trazo se conecta detrás de ese nodo cuando el municipio lo tiene; la conexión se desarrolla en la implementación, no viene hecha.
- Exportación masiva del expediente
- La bitácora completa ya se exporta evento por evento. La exportación masiva de documentos y adjuntos para el protocolo de salida del contrato está definida pero no construida.
Marco legal
Con qué normas se construyó
- Ley 21.180 y normas técnicas D9 y D10
- Ley 19.880 artículo 25 (días hábiles)
- Ley 19.799 (firma electrónica)
- Ley 20.285 (transparencia)
- Bases Tipo ChileCompra 10.17
¿Le mostramos Trazo funcionando?
Media hora, el sistema abierto con datos de un municipio de ejemplo, y sus preguntas.